1、收集信息、提供資料、參與擬訂談判計(jì)劃和設(shè)計(jì)談判方案。在談判前盡可能充分了解己方尤其是對方的實(shí)力，目標(biāo)意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準(zhǔn)備工作。古語云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。只有做好充分準(zhǔn)備，我們才能胸有成竹地獨(dú)自或陪同上司坐在談判桌前，與對方就共同感興趣的事情討價還價。

2、收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書的主要工作，尤其是對方的真實(shí)情況，譬如，對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經(jīng)營范圍以及企業(yè)現(xiàn)狀，對這些基本情況事先應(yīng)予審核或取得旁證。如果對方是外商，這時信息資料最好由我國駐外商業(yè)機(jī)構(gòu)和可靠的外國商社或外國朋友提供，也可由外商提供，不過要判斷其是否可靠。

3、談判對方負(fù)責(zé)人的個人情況，如年齡、學(xué)歷、資歷、個性、愛好、風(fēng)俗習(xí)慣、價值觀念等。

4、商務(wù)談判的成敗，談判者地位的強(qiáng)弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進(jìn)程。通過這些了解和分析，對雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時限等等有一個清醒的認(rèn)識。這樣，在談判中就能做到審時度勢、進(jìn)退自如。